Lo mas importante en la construcción: El tiempo

Ya se que es un tema un poco subjetivo, podemos quedarnos horas discutiendo si lo júridico, la mercadotecnia, o incluso el diseño es lo fundamental, un emprendedor no me dejará mentir, la venta es los mas importante, pero hablemos de proyectos.

Hablando específicamente de la metodología formal de administración de proyectos (PMI & PMBOK), se establece que el secreto del éxito es precisamente que todas las áreas del conocimiento son igual de importantes, y que descuidar alguna de estas áreas aumenta exponencialmente las posibilidades de fracaso.

Conozco excelentes Project Managers que concuerdan que la gestión de los interesados es lo más importante, mientras que otros aseguran que la gestión del Riesgo pues implica manejar/disminuir/eliminar la incertidumbre, los especialistas en ingeniería de costos dirán que el presupuesto y su administración, mientras que los diseñadores argumentarán por la definición del alcance por antonomasia, los administradores más puristas dirán que el arte está en la integración y la gestión como tal, los humanistas dirán que sin personas no hay proyecto, y así podríamos hablar de cada una de las 10 áreas del conocimiento.

En mi particular opinión mi favorita - y mas importante - es la gestión del cronograma (no la gestión del tiempo, porque el tiempo por si mismo no se puede controlar {PMBOK X1.14 SECTION 6} ) y a continuación expongo mis argumentos.

El recurso mas valioso es el tiempo

Es un recurso limitado, que no se puede recuperar, nosotros mismos tenemos las horas contadas, tiempo desperdiciado es tiempo perdido y por ende dinero perdido, el tiempo es la métrica que valida el proyecto - y nuestra existencia- , define el costo y el esfuerzo necesario para ejecutar el proyecto. El tiempo es la única característica que tienen todos los proyectos. Siempre podremos conseguir mas dinero o cualquier otro recurso, pero no mas tiempo.

Primero el tiempo y luego el costo

La metodología es clara, para definir el presupuesto primero tienes que saber en cuanto tiempo quieres el proyecto. Las necesidades determinan la cantidad de recursos necesarios para lograr el objetivo, mas recursos mas costo, menor tiempo mas complejidad y margen de error. A mayor tiempo mas costos indirectos, pareciera que sin importar si movemos las fechas adelante o atrás en la línea de tiempo siempre habrá sobre costo. El arte está en encontrar el punto de equilibrio, y una vez con este conocimiento del proyecto, hacer todo lo necesario para que la ejecución valla dentro de lo planeado. Un buen ejemplo, las grúas torre.

Estimar el calendario es adivinar

Lo más difícil de planificar es el tiempo, es literal un dolor de cabeza, diagramas de Gantt, ruta crítica, time line ‘s, diagramación por procedencia, dependencias, Works flow ‘s, análisis de alternativas, estimaciones, en algunos casos simulaciones Montecarlo, en el peor de los casos la bola de cristal y métodos Delphi, síndrome del estudiante, ley de Murphy, ley de Parkinson, estimaciones análogas, paramétricas, PERT, de tres valores o por desviación estándar, series de tiempo, tendencias, varianzas, contingencias, reservas de gestión etc. Etc. Etc. Todo un arte. Si sumado a esto el programador NO tiene experiencia en construcción es una total perdida de tiempo.

El tiempo no es negociable

Una mama tiene un bebe en nueve meses, nueve mamas no pueden tener un bebe en un mes, lo que se obtendrá es nueve conejos (Law of Diminishing Returns). Ahora hay que ser bien claros, no significa que los proyectos nacen con un tiempo predeterminado, significa que si escogemos mal los recursos el tiempo será consecuente con estas decisiones y no hay marcha atrás una vez que empezó a correr el reloj. Por eso es de primordial importancia poner la mayor atención posible a la planificación del cronograma, en cualquier otra área del conocimiento una aproximación nos dará un mas o menos resultado, en el tiempo, solo hay una posibilidad: mas tiempo. La cantidad adicional de tiempo será directamente proporcional a el grado de planificación y esfuerzo dedicado a calcular el cronograma, es decir, si planificamos bien la desviación será marginal o dentro de los colchones planeados, por el contrario si no se realizó adecuadamente este proceso los tiempos aumentarán al grado de volver inviable o inservible el proyecto. Ejemplos los que quieran, nadie invierte en elefantes blancos que llevan años en ejecución.

Planificar el cronograma es compromiso

Para hacer un buen cronograma se necesitan tres elementos: 1) un buen Program Manager, 2) experiencia en la construcción o proyectos similares, y 3) el compromiso de la persona que va a ejecutar la tarea, no es el compromiso de la empresa en un contrato porque esto tiene tantos huecos como coladera, es el compromiso consensado, la palabra de la persona responsable, ojo, el acuerdo significa que el ejecutor conoce la tarea, estudió las condiciones, y pondrá todos los recursos necesarios para asegurarse que las fechas se cumplan, el cronograma es mucho mas que tener ganas de que las cosas salgan bien, es el análisis por parte de todos los que participarán y el compromiso concienzudo de lograrlo.

Tiempo vs estrés

Cuando no se tiene un plan, cada día que pasa el estrés y la presión va subiendo, cuantos equipos de proyecto hemos visto reventar por esto, se llega a un punto en que un máximo esfuerzo ya no tendrá el resultado necesario, 24 horas de trabajo al día ya no son suficientes, voltear para atrás es inútil, crucificar personas reventar contratistas no hará que el tiempo se recupere, es demasiado tarde cuando se está administrando por bomberazos. La planificación correcta nos dará el termómetro de la obra, y nos permitirá tomar acciones correctivas en tiempo para asegurar que se cumplan las expectativas. Son los indicadores los que nos dicen que algo está empezando a requerir más tiempo del planeado, y habrá consecuencias, con el tiempo siempre hay consecuencias

Esfuerzos calculados

Un buen calendario nos dirá cuando iniciar y cuando parar, es romper el modelo de “vamos a echarle bola" y aprender a estar preparados con la cantidad de recursos necesarios en el momento correcto, de que nos sirve llevar la asistencia de la obra si no era un indicador planificado desde el comienzo, más gente no significa mejores resultados o menos tiempo, solo significa mayor costo de mano de obra. Menos gente siempre se traduce en mas tiempo.

Tiempo correcto mayores ganancias

La construcción de las tiendas Hemsa en las que participamos es un ejemplo perfecto de un extraordinario timing. El primer caso la fecha de entrega de obra e inauguración era una semana antes del Black Friday, también conocido como el Buen Fin, no haberlo logrado implicaba perdidas millonarias, en el segundo caso la apertura era antes del inicio del ciclo escolar en Junio, mismo caso, imposible perder las fechas, hubiera sido un fracaso total. Acabo de ver dos negocios que acaban de abrir en estas fechas – principios de enero - , uno es un salón de uñas en un Soriana, otro es una tienda de abarrotes Mode; está de más explicar lo que perdieron ambos: el mes de mayor ventas del año. Honestamente, yo ya me hubiera esperado hasta semana santa, (enero y febrero son los peores meses de venta del año) hubiera abierto en Marzo, y lo que cuesta la operación de estos dos meses lo invertiría en publicidad “próxima apertura”.

Menos tiempo todos ganan

Por último es bien sabido que mientras mas rápido cobre mejor, aplica para todos, desde desarrolladores, constructores, vendedores, proveedores de servicios, etc. Cada día que pasa sin poder poner en venta/renta es literal perdida de dinero, planteado de otra manera, cuanto me cuesta un mes de retraso de inicio de operaciones vs cuanto quiero gastar en planificar lo mas detalladamente posible, la cantidad de dinero y esfuerzo que invierta en planificar es lo que me importa abrir en el tiempo correcto. Tal vez a estas alturas parezca evidente, pero ahorrarse la planificación es sin duda un ahorro mal entendido. Hagan cuentas cada que vean un lugar sin terminar, centros comerciales, hoteles, naves industriales en renta, el tiempo es dinero.

Por todo esto puedo decir, que lo mas importante, para la construcción, para los proyectos y para la vida, es el tiempo.

En High End Projects ® HEP somos especialistas en planificación detallada, trabajamos con inversionistas, desarrolladores, constructoras, contratistas, y particulares, permítanos ser parte del éxito de sus proyectos